En enklere, tryggere og mer effektivt måte å gjennomføre årsmøtet på

Atter en gang er det tid for å planlegge årsmøtet. Innkalling skal sendes, saker skal forberedes, og eierne skal informeres. Kanskje skal det også velges noen nye styremedlemmer? Det at vi står midt i en pandemi gjør det heller ikke enklere å gjennomføre årsmøtet på en forsvarlig måte.

Vi har oppsummert noen av de viktigste punktene du og ditt styre må huske på, samt noen gode tips og erfaringer som vil gjøre gjennomføringen av årsmøtet enklere, tryggere og mer effektivt.

Loven sier at årsmøtet skal være gjennomført innen utgangen av juni, men det kan allerede nå være lurt å starte forberedelsene. Ikke bare gjelder det å holde tungen rett i munnen for å overholde de juridiske pliktene, men det er også viktig at årsmøtet blir gjennomført på en sånn måte at de sakene som skal behandles får den oppmerksomheten de fortjener.

Et ordinært årsmøte skal behandle årsregnskapet, årsberetning, innkomne saker fra eiere, og valg av nye styremedlemmer dersom noen av styreplassene er på valg. I den anledning er det viktig at dere tenker på følgende:

  • Utsendelse av varsel:
    • Når dere har satt en dato for årsmøtet skal det sendes ut et varsel til eierne. Varselet skal inneholde informasjon om når årsmøtet skal holdes og fristen eierne har for å sende inn saker de ønsker behandlet. Denne fristen er endelig, så dersom gjennomføringen av årsmøtet blir utsatt, så er det fortsatt bare saker sendt inn før denne fristen som kan behandles. Sørg derfor for at fristen gir rom for at eierne kan sende inn relevante saker.
  • Innkalling til årsmøte:
    • Når fristen i varselet er gått ut kan man sende innkalling til årsmøtet. Innkallingen skal sendes minst 8 dager og høyst 20 dager før dato for årsmøtet. Her kan det være lurt å planlegge i forkant slik at man har nok tid til å rette opp ting som måtte oppstå.
  • Oppsett av innkallingen:
    • Innkallingen skal tydelig angi de sakene årsmøtet skal behandle. Dersom årsmøtet skal behandle saker som etter lov eller vedtekter krever to tredjedels flertall, så må hovedinnholdet i saken angis i innkallingen. Her er det viktig å beskrive sakene tydelig og forståelig.
  • Årsregnskap og årsberetning:
    • Årsmøtet skal behandle årsberetning og årsregnskapene. Det er derfor viktig at dere har dette klart før dere setter i gang prosessen. Årsregnskapene, årsberetningen og revisjonsberetningen skal sendes alle eiere senest en uke før årsmøtet, samt være tilgjengelig under årsmøtet.
  • Valg av styremedlemmer:
    • Årsmøtet skal velge styremedlemmer når disse er på valg. Vanlig tjenestetid er 2 år, såfremt ikke årsmøtet bestemmer noe annet. Årsmøtet kan også velge varamedlemmer til styret om man finner dette hensiktsmessig. Vederlag for siste periode skal vedtas av årsmøtet, og gjerne etter et forslag fra styret.
  • Møteleder:
    • Styreleder leder årsmøtet med mindre årsmøtet bestemmer noe annet. Det er møteleder sitt ansvar å føre protokoll over alle saker som tas opp, og alle vedtak som besluttes. Denne protokollen skal signeres av møteleder og minst én seksjonseier som årsmøtet utpeker.

Årsmøtet og koronatiltak

Det at vi står midt i en pandemi gjør det ekstra krevende å arrangere årsmøtet. Utgangspunktet for årsmøtet er nemlig at dette må være et fysisk møte. I fjor ble dette løst ved at regjeringen kom med en forskrift som gjorde det mulig å gjennomføre digitale årsmøter. Denne forskriften var tidsbegrenset, og har nå dessverre gått ut, men en ny lov er på plass. Vi anbefaler å starte planleggingen av årsmøtet nå, og heller utsette gjennomføringen dersom det er nødvendig. For øvrig anbefaler vi alle å følge med på de til enhver tid gjeldende korona-retningslinjene som dere finner på Helsenorge.no.

Digital portal for å gjennomføre årsmøtet

Uavhengig av om ditt borettslag eller sameie skal arrangere digitalt møte eller ikke, så har Styret.com gode løsninger for hvordan du planlegger og gjennomfører årsmøtet. I vår digitale styreportal finner du egne moduler for utarbeidelse og utsending av varsel og innkalling, samt en smart løsning for å avholde digitale avstemminger. Årsmøtet kan da enten gjennomføres med kun skriftlig informasjon, per video/web, eller brukes som et verktøy i fysiske møter. Her er det viktig å vurdere hvilket format som passer best for de ulike sakene. Er det forresten store og komplekse saker som skal behandles, så kan det være hensiktsmessig med muntlig informasjon og mulighet for diskusjon.

Når årsmøtet er over så vil systemet utarbeide en protokoll på bakgrunn av de vedtakene som fattes. Denne kan dere med få tastetrykk sende til digital signering. Den digitale løsningen vil med andre ord forenkle og effektivisere årsmøtet uansett format, og også sørge for at alt dokumenteres på en oversiktlig og trygg måte.

Har du spørsmål rundt gjennomføringen av årsmøtet, eller ønsker mer informasjon om vår digitale styreportal? Ta kontakt for en uforpliktende prat eller meld deg på kurs her!

Parkering til besvær

Nye regler fører til at grunneieren som tilbyr parkering mot betaling må sette seg godt inn i hva som er tillatt og ikke.

Regulering av parkering på privat grunn er et spørsmål som naturlig nok berører mange grunneiere.

Frem til nyere tid har det det vært et skarpt skille mellom offentlig parkering og privat parkering, og det er bare offentlig parkering som har vært regulert i lov og forskrift. Privat parkering har på den andre siden vært regulert av alminnelige kontraktsrettslige regler.

1. januar 2017 trådte den nye parkeringsforskriften i kraft, og regelsettet endrer kraftig på parkeringsregimet i landet.

Etter flere års utredningsarbeid fikk samferdselsministeren gjennomslag for forskriften som skal sikre lik praksis i parkeringsbransjen og sørge for at kommunale og private aktører følger de samme reglene.

Tanken er at regelverket skal sette forbrukeren i sentrum, blant annet gjennom en nyopprettet klagenemd.

Den nye forskriften, som er hjemlet i vegtrafikkloven § 8, innskrenker handlefriheten som grunneiere har hatt til å regulere parkeringsaktiviteten på egen grunn. Dette er en begrensning i den private eiendomsretten – uten at noen har gjort noe stort poeng ut av det.

Privat eller offentlig vei?

For den enkelte grunneier er det store spørsmålet om man er innenfor eller utenfor den nye forskriften. Spørsmålet er ikke om det aktuelle parkeringsområdet er på privat eller offentlig grunn/vei, men spørsmålet er om det er snakk om vilkårsparkering (altså parkering mot betaling) på vei som er åpen for «alminnelig ferdsel».

For å finne ut av hva en vei er, er utgangspunktet vegtrafikkloven § 2 som angir at «Med veg forstås i denne lov også gate og plass, herunder opplagsplass, parkeringsplass, holdeplass, bru, ferjekai eller annen kai som står i umiddelbar forbindelse med veg». De fleste har antakelig en viss anelse om hva som er en «vei».

Det avgjørende vil derfor være hva som er en vei som er åpen for «alminnelig ferdsel». I dette ligger det at alle offentlige veier faller inn under forskriften. Helt avstengte områder vil imidlertid falle utenfor: En private hage, et avsteng fabrikkområdet og så videre.

I forarbeidene til lovendringen som måtte til, kan vi lese at det som skulle falle utenfor, kan betegnes som områder som er «fysisk avstengt ved bom, kjetting eller lignende og områder som er avstengt med skilt».

Statens vegvesen har konkludert med at hvis «en vid og relativt ubestemt krets av personer har adgang til å stå parkert på stedet på visse vilkår, vil veien være åpen for alminnelig ferdsel, og parkeringen omfattes av regelverket». Videre spiller det ingen rolle om veien er privat eller offentlig.

Dette betyr at den nye forskriften har et bredt virkeområde, og det er noe uklart hva som er «igjen». Statens vegvesen sier det slik – i sin offisielle kommentarutgave til den nye forskriften: «Forskriftens virkeområde er komplisert»!

Konklusjonen må være at så lenge veien er åpen for enhver bilist, har vi med å gjøre en parkeringsplass/vei som er åpen for «alminnelig ferdsel». De aller fleste parkeringstilbyderne – privat eller ikke – vil derfor måtte forholde seg til de nye reglene.

Privat pengeinnkreving?

Alle som ønsker å tilby parkering må etter de nye reglene registrere seg i det nye parkeringsregisteret. Privatpersoner kan ikke gjøre dette, men et enkeltpersonforetak er akseptert. Det er derfor ikke lenger tillatt at grunneieren selv står for parkeringsvirksomheten og eventuelt krever inn gebyr i eget navn.

I tillegg til å registrere foretaket, må det meldes inn både parkeringsområder og hvem som er ansvarlig for disse. Det må også foreligge en skiltplan. Som om ikke det er nok: Den som skal håndheve parkeringen må også ha gjennomført godkjent opplæring.

For grunneieren som driver en og annen liten parkeringsplass, kan nok regelsettet virke overveldende. Nødløsningen kan være å søke seg fritatt fra forskriftens bestemmelser, men vilkåret er at det foreligger «særlige grunner».

Tydelig skilting er en helt sentral del av de nye reglene. Private skilt som er satt opp før 1. januar 2017 må som hovedregel byttes før 1. januar 2018, og Statens veivesen anbefaler at parkeringstilbydere informerer om at et område er under omregulering og at nye skilt vil komme innen 1. januar 2018.

Bøtesatsene

Mange parkeringstilbydere vil i dag ha feil kontrollgebyrsatser på skiltene. De nye reglene skal sikre lik behandling hos offentlige og private, og derfor har myndighetene satt faste satser på 300 kroner for de minste parkeringsovertredelsene, og 600 kroner for typisk manglende betaling av avgift.

En høyere avgift vil aldri bli akseptert dersom den parkerende klager (gratis) til den nye parkeringsklagenemda.

For grunneieren som ikke tar seg betalt, men som av en eller annen grunn vil hindre parkering her og der, kan det være kjekt i vite at den nye forskriften delvis også gjelder for områder med private skilt med stans- og parkeringsforbud. Grunneieren må i disse tilfellene forholde seg til reglene som gjelder for utstedelse av gebyr eller eventuell fjerning av biler.

En artikkelserie i samarbeid med advokatfirmaet Hammervoll Pind AS

Sikker styring med Styret.com

 – Vi kjenner utfordringene og ser mulighetene.

Kontaktpersoner:

Paul Aakre
Partner/Advokat
Telefon: 958 11 058
paul.aakre@hammervollpind.no

Jonas Tjersland
Advokatfullmektig
Telefon: 913 35 102
jonas.tjersland@hammervollpind.no

Fellesgjeld i borettslag

For mange er begrepet fellesgjeld både ukjent og kanskje også et «skummelt» begrep. Hva er dette, hvilket ansvar får man om man kjøper en bolig med tilknyttet fellesgjeld, og hva betyr det at en andelsbolig er tilknyttet sikringsfond eller har en IN-ordning?

Fellesgjeld er kort sagt den gjeld som boligsammenslutningen – være seg borettslag eller eierseksjonssameie (eller aksjelag eller lignende) – har ansvaret for som kollektiv enhet. Andel av fellesgjeld er så den forholdsmessige del av fellesgjelden som er knyttet til den enkelte andel eller boenhet. Det er mulig å finne fellesgjeld både i borettslag og i eierseksjonssameier, men i et eierseksjonssameie har ikke fellesskapet – sameiet – noe å stille i sikkerhet. Dette fordi eiendommen er seksjonert. I et borettslag er det derimot borettslaget som eier hele eiendommen, og som dermed kan stilles i pant for å ta opp gjeld. Derfor er borettslaget langt bedre stilt for å få (store) lån, og dertil også bedre lånebetingelser. Vi knytter derfor den videre artikkel til borettslagssituasjonen.

Borettslag er organisert slik at laget tar opp et felleslån. Formelt er det borettslaget som må håndtere renter og avdrag, men dette hentes inn fra andelseierne over løpende fellesutgifter.. Et viktig forhold å tenke på ved kjøp av borettslagsbolig er at prisen på leiligheten (andelen) er summen av andelens fellesgjeld + differansen derfra og opp til markedspris. Hvis en andelsbolig på 60 kvm koster kr 3 millioner med kr 0 i fellesgjeld, så vil en lik bolig med kr 1 million i fellesgjeld, koste kr 2 millioner i kontant kjøpesum fra kjøperen. På den annen side vil andelen uten fellesgjeld ha langt lavere månedlige utgifter enn den med fellesgjeld. Så samlet sett bør månedlige boligutgifter bli omtrent likt i de to tilfellene. En bolig som i eksempelet vil ha 33,3% gjeld og 66,6% innskudd/kontantandel.

Fra ca 2003 til 2008-9 var det en betydelig andel nyetablerte borettslag med svært høy gjeldsgrad og lave innskudd. I praksis kunne man få tak i borettslagsbolig uten å skyte inn penger overhodet. Dette er ikke en sunn boligøkonomi. I 2010 ble burettslagslova endret som følge av et behov for tiltak mot slike lavinnskuddsborettslag. Før 2010 fantes det ingen minimumsgrense for innskudd, og man kan kunne dermed organisere borettslag med svært lavt innskudd og høy fellesgjeld. Etter lovendringen er det ikke tillat å selge boliger med lavere innskudd enn 25 % av kostnadsoverslaget i bygge- og finansieringsplanen.

Før man kjøper andel i borettslag bør man sette seg inn i vilkårene for felleslånet. For eksempel er det greit å vite om renten er fast eller flytende, og om de første årene er avdragsfrie og når avdragene begynner å løpe. Ved avdragsfrihet de første årene vil felleskostnadene stige når borettslaget må begynne å betale avdrag.

Mislighold av fellesgjelden hos den enkelte andelseier

Fellesgjelden betjenes gjennom felleskostnadene som betales månedlig av andelseierne. Når et lån betjenes av mange, er det viktig å være klar over konsekvensene av den enkelte andelseiers mislighold av fellesgjelden. Kan man bli ansvarlig for andres misligholdte innbetalinger?

I utgangspunktet er svaret ja. Om ti av tredve andelseiere plutselig ikke betaler sine fellesutgifter, vil borettslaget fremdeles måtte betale banken for renter og avdrag. Og pengene til dette må man hente fra andelseierne.

Ved mislighold av innbetalinger kan borettslaget iverksette tvangssalg av andelen, forutsatt at det misligholdte beløp kvalifiserer til vesentlig mislighold av andelseierens plikter. Dersom inntekten fra tvangssalg ikke er nok til å dekke den misligholdte andelen av fellesgjelden kan de øvrige andelseierne holdes ansvarlig for denne del.

Risikoen for mislighold er størst i borettslag hvor innskuddet er lavt og fellesgjelden høy. Det er i disse tilfellene andelseiere kan få problemer med å betjene fellesgjelden.

 

Individuell nedbetaling av fellesgjelden

Enkelte borettslag inngår avtaler med finansinstitusjonen hvor felleslånet er tatt opp som muliggjør individuell nedbetaling av fellesgjelden, såkalte IN-ordninger. Betaler man sin del av fellesgjelden, reduseres de månedlige felleskostnadene for denne andelseieren. Dersom man har penger til det, kan det virke fristende å velge denne løsningen. Likevel er det viktig å merke seg at individuell nedbetaling er ikke risikofritt.

Særlig for borettslag som ikke er med i en sikringsordning for fellesgjeld er det risikabelt å nedbetale sin del av fellesgjelden. Dersom laget går konkurs, vil man miste alt man har innbetalt.

Fellesgjelden har i utgangspunktet gunstigere betingelser enn det de fleste privatpersoner kan oppnå på egenhånd, og av den grunn er det ikke nødvendigvis fellesgjelden du vil kvitte deg med først.  Dersom man tilhører et borettslag som er tilstrekkelig sikret, er det imidlertid ikke noen nevneverdig risiko i å betale ned fellesgjelden.

Markedsmessig forskjell på grunn av fellesgjeld

Fellesgjeld, særlig stor fellesgjeld, er en faktor som tidvis fremheves som et negativt forhold ved å kjøpe borettslag. Hvorvidt dette er objektivt sett riktig er imidlertid uklart. Dette er trolig subjektivt betinget, og så lenge borettslagets gjeld er sikret gjennom et sikringsfond, og det er mulig å foreta individuell nedbetaling, bør forskjellen være begrenset.

 

En artikkelserie i samarbeid med advokatfirmaet Hammervoll Pind AS

 

Sikker styring med Styret.com

 – Vi kjenner utfordringene og ser mulighetene.

Ny eierseksjonslov i kraft fra 1.1.2018

Eierseksjonsloven er den lov som regulerer det interne forholdet i en seksjonert eiendom. Frem til nyttår var forholdene regulert av eierseksjonsloven av 1997. Fra 1. januar 2018 er det eierseksjonsloven av 2017 som er gjeldende lov. Vi skal her se litt på hvilke sentrale endringer som har skjedd, og ikke minst hva styrene i sameiene må forholde seg til.

Styret i eierseksjonssameiet har til oppgave å sørge for at sameiet drives i tråd med loven, og styrene må derfor sette seg inn i den nye lovens regler. Alle eksisterende regler og vedtekter som er i strid med ny lov, må endres i løpet av 2018. Advokatfirmaet Hammervoll Pind kan bistå med slike regel- og vedtektsendringer, og for øvrig også spesialtilpasse vedtekter i eierseksjonssameier.

  • I lovens § 26 annet ledd er det innført en regel om at alle sameier skal ha en bestemmelse i sine vedtekter som sikrer at det finnes en bytteordning for parkeringsplasser, slik at bevegelseshemmede kan kreve å få bytte parkeringsplass. Det er videre bestemt at innen utgangen av 2018 må alle eierseksjonssameier i landet foreta vedtektsendring, hvor en slik bestemmelse om bytteordning inntas. Styret har plikt til å sørge for at dette gjennomføres.
  • Det er innført en kobling mellom eierseksjonsloven og plan- og bygningsloven, som innebærer at det nå er en forutsetning for (re-)seksjonering at den aktuelle boenhet er lovlig etablert. Dette kan synes som en selvfølgelighet, men etter tidligere lover har dette ikke vært noe krav, med den følge at det finnes mange eierseksjoner som er lovlig seksjonert, men som ikke er godkjent som lovlige boenheter. Det man da sitter med er et rettslig «skall» over en ulovlig bolig. Dette er en problemstilling mange sameier bør være oppmerksom på, særlig der det over tid har forekommet ombygginger, utvidelser, sammenslåinger og så videre. (§ 7)
  • Det er også inntatt en rett for kommunen til å pålegge seksjonering der det viser seg at den faktiske utbygging ikke stemmer overens med det som er seksjonert. Altså at kartet ikke stemmer med terrenget. Dette er for å påse at det som er omfattet av seksjoneringen (og som jo er det man rettslig sett har eksklusiv bruksrett til – og som panthavere forventer å ha sikkerhet i) samsvarer med de fysiske forholdene i eiendommen. (§ 22)
  • Det er nå tydeligere angitt hva som er hhv sameiets og den enkelte sameiers vedlikeholdsansvar. (§§ 32 og 33)
  • Det er innført et strengere erstatningsansvar for både sameiet og den enkelte sameier, ved skader som skyldes manglende vedlikehold. For eksempel vil nå en lekkasje forårsaket av tett sluk medføre erstatningsansvar, noe som tidligere ikke var så greit å nå frem med. (§§ 34 og 35)
  • Det blir nå tillatt å seksjonere når det foreligger rammetillatelse. Før måtte man vente til man fikk igangsettingstillatelse med å seksjonere (eventuelt reseksjonere om det er snakk om utvidelser og endringer i eksisterende eierseksjonssameie). (§8)
    I en tid der elektrifiserte kjøretøy er på fremmarsj er det nå i loven inntatt en rett for seksjonseiere til å etablere ladepunkt for elbil i tilknytning til en parkeringsplass. Dette krever styrets samtykke, som kun kan nektes med saklig grunn. Saklig grunn kan for eksempel være at det eksisterende strøminntaket til eiendommen er for begrenset og/eller gammelt til å tåle en slik belastning. Det vil alltid være riktig å kreve at installasjonen gjøres av autorisert elektroinstallatør som avgir samsvarserklæring til styret. (§ 25)
  • Det er innført nye regler om eksklusiv bruksrett i fellesarealer. Etter gammel lov var det bare tillatt å gi noen sameier eksklusiv bruksrett «midlertidig». I ny lov er det både gjort enklere å legge til for eksempel et hageareal som tilleggsdel til en seksjon, og det er gjort mulig å avtale eksklusiv bruksrett i opptil 30 år. (§§ 11 og 25)
  • Sameiermøtet endrer navn til årsmøtet
  • Det er nå mulig å innkalle til årsmøtet elektronisk (§43 tredje ledd)
  • Den tidligere kjøperett for leietagere blir fjernet

En artikkelserie i samarbeid med advokatfirmaet Hammervoll Pind AS

Sikker styring med Styret.com

– Vi kjenner utfordringene og ser mulighetene.