Atter en gang er det tid for å planlegge årsmøtet. Innkalling skal sendes, saker skal forberedes, og eierne skal informeres. Kanskje skal det også velges noen nye styremedlemmer? Det at vi står midt i en pandemi gjør det heller ikke enklere å gjennomføre årsmøtet på en forsvarlig måte.

Vi har oppsummert noen av de viktigste punktene du og ditt styre må huske på, samt noen gode tips og erfaringer som vil gjøre gjennomføringen av årsmøtet enklere, tryggere og mer effektivt.

Loven sier at årsmøtet skal være gjennomført innen utgangen av juni, men det kan allerede nå være lurt å starte forberedelsene. Ikke bare gjelder det å holde tungen rett i munnen for å overholde de juridiske pliktene, men det er også viktig at årsmøtet blir gjennomført på en sånn måte at de sakene som skal behandles får den oppmerksomheten de fortjener.

Et ordinært årsmøte skal behandle årsregnskapet, årsberetning, innkomne saker fra eiere, og valg av nye styremedlemmer dersom noen av styreplassene er på valg. I den anledning er det viktig at dere tenker på følgende:

  • Utsendelse av varsel:
    • Når dere har satt en dato for årsmøtet skal det sendes ut et varsel til eierne. Varselet skal inneholde informasjon om når årsmøtet skal holdes og fristen eierne har for å sende inn saker de ønsker behandlet. Denne fristen er endelig, så dersom gjennomføringen av årsmøtet blir utsatt, så er det fortsatt bare saker sendt inn før denne fristen som kan behandles. Sørg derfor for at fristen gir rom for at eierne kan sende inn relevante saker.
  • Innkalling til årsmøte:
    • Når fristen i varselet er gått ut kan man sende innkalling til årsmøtet. Innkallingen skal sendes minst 8 dager og høyst 20 dager før dato for årsmøtet. Her kan det være lurt å planlegge i forkant slik at man har nok tid til å rette opp ting som måtte oppstå.
  • Oppsett av innkallingen:
    • Innkallingen skal tydelig angi de sakene årsmøtet skal behandle. Dersom årsmøtet skal behandle saker som etter lov eller vedtekter krever to tredjedels flertall, så må hovedinnholdet i saken angis i innkallingen. Her er det viktig å beskrive sakene tydelig og forståelig.
  • Årsregnskap og årsberetning:
    • Årsmøtet skal behandle årsberetning og årsregnskapene. Det er derfor viktig at dere har dette klart før dere setter i gang prosessen. Årsregnskapene, årsberetningen og revisjonsberetningen skal sendes alle eiere senest en uke før årsmøtet, samt være tilgjengelig under årsmøtet.
  • Valg av styremedlemmer:
    • Årsmøtet skal velge styremedlemmer når disse er på valg. Vanlig tjenestetid er 2 år, såfremt ikke årsmøtet bestemmer noe annet. Årsmøtet kan også velge varamedlemmer til styret om man finner dette hensiktsmessig. Vederlag for siste periode skal vedtas av årsmøtet, og gjerne etter et forslag fra styret.
  • Møteleder:
    • Styreleder leder årsmøtet med mindre årsmøtet bestemmer noe annet. Det er møteleder sitt ansvar å føre protokoll over alle saker som tas opp, og alle vedtak som besluttes. Denne protokollen skal signeres av møteleder og minst én seksjonseier som årsmøtet utpeker.

Nå kan styret velge digitalt eller fysisk årsmøte.

Det at vi står midt i en pandemi gjør det ekstra krevende å arrangere årsmøtet. Utgangspunktet for årsmøtet har nemlig vært at dette må gjennomføres fysisk. Nå er det imidlertid vedtatt en permanent lov som trer i kraft 1. april 2021 hvor digitale og fysiske møter likestilles. Styret gis dermed adgang til å avgjøre hvordan møtene skal gjennomføres. Lovendringene opphever også kravet om forhåndssamtykke for å motta informasjon på e-post, og overlater til styret å avgjøre hvordan informasjon til beboerne skal gis. På den måten likestilles elektronisk kommunikasjon med kommunikasjon på papir.

For å sikre beboerne som av ulike årsaker ikke er på digitale plattformer, innføres en lovbestemt rett til å reservere seg mot å motta informasjon på e-post. Styrene får også en plikt til å sikre at alle som ønsker å delta på årsmøter og generalforsamlinger, får deltatt på egnet vis – uavhengig av digital kompetanse og tilgang på digitale verktøy.

Dersom man allikevel velger å gjennomføre fysisk årsmøte, så anbefaler vi alle å følge med på de til enhver tid gjeldende korona-retningslinjene som dere finner på Helsenorge.no.

Digital portal for å gjennomføre årsmøtet

Uavhengig av om det blir anledning til å arrangere digitalt møte eller ikke, så har Styret.com gode løsninger for hvordan du planlegger og gjennomfører årsmøtet. I vår digitale styreportal finner du egne moduler for utarbeidelse og utsending av varsel og innkalling, samt en smart løsning for å avholde digitale avstemminger. Årsmøtet kan da enten gjennomføres med kun skriftlig informasjon, per video/web, eller brukes som et verktøy i fysiske møter. Her er det viktig å vurdere hvilket format som passer best for de ulike sakene. Er det forresten store og komplekse saker som skal behandles, så kan det være hensiktsmessig med muntlig informasjon og mulighet for diskusjon.

Når årsmøtet er over så vil systemet utarbeide en protokoll på bakgrunn av de vedtakene som fattes. Denne kan dere med få tastetrykk sende til digital signering. Den digitale løsningen vil med andre ord forenkle og effektivisere årsmøtet uansett format, og også sørge for at alt dokumenteres på en oversiktlig og trygg måte.

De av Sebra Forvaltning sine kunder som har oppgradert til full styreportal fra Styret.com kan bruke dette til både forberedelser og gjennomføring av årsmøte. De som ikke har full pakke kan fremdeles gjøre en digital avstemming eller de kan betale for 3mnd oppgradering for å gjennomføre årsmøtet og benytte full portal i denne perioden.

Har du spørsmål rundt gjennomføringen av årsmøtet, eller ønsker mer informasjon om vår digitale styreportal? Ta kontakt for en uforpliktende prat eller meld deg på kurs her!