Internkontroll er rett og slett ansvaret styret har for å kartlegge, vurdere, følge opp, og dokumentere hvordan boligselskapet ivaretar helse, miljø og sikkerhet. Dette ansvaret kommer som følge av at alle borettslag og sameier er underlagt forskrift om helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS), bedre kjent som Internkontrollforskriften.
I praksis betyr dette at man må lage seg en HMS-plan som beskriver følgende:
- Aktuelle lover og forskrifter.
- Beskrivelse av relevante risikoområder, og hvordan man vurderer disse.
- Rutiner som beskriver hvilke aktiviteter man mener er nødvendig, når de skal gjennomføres, samt hvem som har ansvar for det.
- Sjekklister for å følge opp det man skal gjøre, og dokumentere hva som er gjort.
- System for å rapportere avvik, og håndtering av feil og mangler.
- Rutine for å gjennomgå at HMS arbeidet blir fulgt opp på en forsvarlig måte.
Det viktigste med en slik plan er at den er tydelig, enkel og kan etterprøves. På denne måten blir HMS-planen et godt arbeidsverktøy for styret, og man kan enkelt evaluere og justere måten man jobber med de ulike tiltakene på. Når ting er satt i system, blir det også enklere å kommunisere til beboerne hva man beslutter, og hvorfor. Dette er spesielt viktig for å sikre at alle forstår hvilke regler og rutiner som for eksempel gjelder rundt brannvern og sikkerhet.
Det er også viktig å minne om at HMS-arbeidet skal tilpasses det sameiet eller borettslaget det gjelder. Her vil for eksempel størrelsen på boligselskapet, antall beboere, bygningsmessige forhold, eller beliggenhet spille inn. Det er videre viktig at styret samarbeider godt, og utnytter den kompetansen de sitter på når man jobber med HMS. Noen har kanskje erfaring fra bygg og anlegg, mens andre har jobbet med HMS andre steder. Får man ansvaret for noe man kan, er det også lettere å engasjere seg. Ikke minst får styret også et felles eierskap til HMS-planen hvis man deler på oppgavene.
Den digitale styreportalen til Styret.com gjør det enkelt å jobbe med HMS. Gjennom portalen får boligselskapet god oversikt i arbeidet som omhandler myndighetenes krav og forventninger til HMS. Man har også muligheten til å lage handlingsplaner og kontrollrutiner, føre logg for avviksbehandling, samt sørge for gjennomføring av tiltak. Ikke minst er også all informasjonen samlet på et sted, og det er enkelt å informere beboerne dersom det er nødvendig. Dette gjør det enklere å holde oversikten som styre, og vil spare nye styremedlemmer for masse tid når de skal videreføre det som er gjort tidligere.
I tillegg til at man ivaretar HMS-arbeidet i styreportalen, tilbyr vi også opplæring og kurs rundt HMS til alle våre kunder. Sammen gjør dette HMS-arbeidet enklere, tryggere og mer effektivt.
Har du lyst til å vite mer om hvordan du kan lage et godt HMS-system for ditt sameie eller borettslag, så ta kontakt med oss på post(a)styret.com for å avtale en uforpliktende prat.
