Å sitte i styret i borettslaget er for mange både skummelt og forvirrende. Det er mange lover og forskrifter som griper inn i hvordan borettslaget skal drives. I tillegg kommer økonomi og ikke minst saker fra beboerne som må behandles. Det er lett å bli overveldet, men med litt innsats er det ikke umulig å være i forkant, og å drive et aktivt og utviklende styrearbeid.
- Ja, sier Kristoffer Skappel i Styret.com, som spesialiserer seg på å støtte og utvikle hjelpeverktøyer for styrer i borettslag og sameier. – Det krever litt forarbeid, men hvis du er metodisk og tar for deg noen få hovedpunkter er det helt overkommelig å gjøre et godt styrearbeid, sier han.
Hvor begynner vi?
Skappel mener det er viktig å ta for seg de ulike momentene innenfor eiendomsdrift, og starte med det som enkelt å ta tak i.
- Begynn med de lette tingene, jeg ville tatt for meg beboerlisten og finne frem plantegninger over bygningsmassen. Da vet jeg hvem som bor hvor, og jeg ser hvilke nøkkelrom jeg må forholde meg til.
Skappel mener det er mange hjelpemidler som du som styremedlem kan benytte, et av de viktigste er kanskje vaktmesteren. Be om en runde på eiendommen med vaktmesteren og se deg om med «styreøyne», da får du også førstehåndskjennskap til problemområder, eller fremtidige vedlikeholdspunkter det er greit å vite om.
Her finner du oversikt over lover og regler du behøver:
Internkontrollforskriften: https://www.arbeidstilsynet.no/regelverk/forskrifter/internkontrollforskriften
Borettslagsloven:
https://lovdata.no/dokument/NLO/lov/1960-02-04-2
Eierseksjonsloven:
https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2017-06-16-65
- En annen kilde til informasjon er fakturaer, tipser Skappel. – Lag en leverandørliste, og sjekk hva det står på fakturaene. Da får du en god oversikt over arbeid og vedlikehold som er utført, og hva som ikke er gjort. Ikke fall for fristelsen å si opp leverandører selv om det kan virke som utgiftene er høye. Se heller på hva som er bestilt, og i hvilken grad leverandøren har levert, understreker han. – Jeg ville heller ha invitert leverandørene på en befaring av eiendommen, da får du mye informasjon om tilstanden til bygget, og hvor du kan forvente større vedlikeholdsarbeider fremover, tipser han. – Som en hovedregel lever bygningsdeler i omkring 30 år, og heldigvis må de ikke byttes ut samtidig, men det er viktig å holde oversikt for å unngå et for stort etterslep.
Noen råd for et vellykket styrearbeid er: Ta tak i HMS, og bruk tid på historien til borettslaget. Med litt forarbeid blir oppgavene i styret mye enklere å håndtere, og du kan bruke tid på utvikling fremfor brannslukking.
Historien til borettslaget inneholder viktig informasjon. Selv om du kanskje har bodd der i flere år, er det alltid flere sider av driften som du ikke kjenner.
- Jeg ville nok satt meg inn i styrets historie, sier Skappel. – Les gjennom de siste 10 årene med vedtekter og protokoll fra årsmøter. Her kan du se hvilke saker som er behandlet, og husk også på de åpne styresakene, her bør du gå i dialog med de involverte og sjekke hvordan sakene står i dag, poengterer han.
Informasjon til beboerne er avgjørende!
Lag en mal på hvordan informasjonen til beboerne skal formidles – bruk klart språk, og hold mengden informasjon på et nødvendig minimum. Sett opp malen etter prinsippet om enkelhet. Alt handler om at beboerne skal være trygge og se at styret fungerer.
Ikke vær redd for åpne kanaler. Lag en åpen hjemmeside der alt av dokumenter og rapporter er lett tilgjengelig. Alt av ikke-personlige opplysninger bør tåle å ligge offentlig på hjemmesiden. Bruk den som borettslagets digitale oppslagstavle!
Bruk sosiale medier for å treffe beboerne der de er. Send også ut mail ved behov. Det kan ofte lønne seg å ha digitale skjermer i oppgangen med de viktigste nyhetene. Gi ut nødvendig og kortfattet informasjon, unngå å overlesse beboeren med unødig støy.
